A maioria das empresas brasileiras usa boletos bancários para receber pagamentos dos clientes. O processo da emissão e baixa dos boletos é um trabalho chato, monótono e sujeito a erros graves (quando o responsável troca dígitos ou esquece virgulas). Muitas vezes as empresas precisam contratar funcionários somente para cuidar dos boletos. Um custo desnecessário.

Processos de rotina são os que conseguimos automatizar com muita facilidade e a automatização da emissão e baixa de boletos é simples. Sem funcionários, sem erros e extremamente rápido. Vamos lá!

BoletoSimples

Um serviço que já usei bastante é o do BoletoSimples que fornece integrações com a maioria dos bancos no Brasil. O BoletoSimples usa os boletos da sua empresa, então sua empresa precisa de uma conta PJ e uma carteira de boletos contratada. A vantagem disso é que os boletos serão gerados com seus dados e seu logotipo e o dinheiro cai diretamente na sua conta, diferente de outros serviços que usam boletos deles e demoram para depositar o dinheiro para você.

O que o BoletoSimples faz é enviar e receber informações dos boletos (criação e pagamento) do seu banco. O BoletoSimples oferece uma área administrativa onde você pode criar, cancelar e ver o status dos seus boletos sem precisar entrar no ambiente do banco. O troca de informações entre o banco e o BoletoSimples funciona através de arquivos de Remessa e Retorno e essa troca de arquivos pode ser 100% automatizada também.

Agora você já pode criar e acompanhar seus boletos mas isso é so a metade da automação.

Integração com Excel ou outras fontes de dados

O legal do BoletoSimples é que você nem precisa entrar no ambiente deles para criar boletos ou dar baixa. Você pode emitir boletos de forma automática através das suas planilhas no Excel. Nesse exemplo vamos usar o serviço de planilhas do Google GoogleSheets.

Vamos imaginar que você crie uma nova linha na sua planilha para cada cobrança com o nome e os dados do cliente, valor e data de vencimento entre outros. Cada vez que você adicione uma nova linha a essa planilha o BoletoSimples vai receber essa informação, gerar o boleto, enviar-lo via email ou correios para o cliente e assim que o boleto for pago adicionar uma coluna PAGO na sua planilha. Com as formatações condicionais dos GoogleSheets você ainda pode destacar os boletos vencidos em vermelho ou os pagos em verde.

Você somente precisa adicionar a cobrança na sua planilha e o resto da emissão e baixa do boleto funciona completamente automático.

Integrações mais complexas

O nosso exemplo acima foi só um exemplo básico para mostrar o poder da automatização. Você pode conectar basicamente qualquer fonte de dados, seja CRM, Excel, WordPress ou lojas online como Magento ou Shopify com o BoletoSimples. Para isso existe um serviço online chamado Zapier. Com o Zapier você pode conectar e trocar dados entre as ferramentas que você usa na sua empresa.

O Zapier é extremamente poderoso para automatizar qualquer processo. Mas neste texto aqui falamos somente sobre a automação da emissão e baixa de boletos. Em um outro texto vou escrever sobre o que mais você pode automatizar.